Huishoudelijk reglement O.C. Den Elver

Artikel 1
Het O.C. Den Elver (hierna genoemd als de verhuurder) verhuurt twee polyvalente zalen en een vergaderzaal. De accommodatie is gelegen in de Vlamertingestraat 34 B te 8906 Elverdinge.

Artikel 2
De verhuurder stelt zijn zalen ter beschikking aan verenigingen, organisaties en privépersonen (hierna genoemd als de huurder). Het gebruik van deze ruimtes wordt niet toegelaten voor:

  • zuiver commerciële activiteiten.
  • activiteiten die in strijd zijn met de openbare orde of goede zeden en andere wettelijke bepalingen.

 
In dergelijke gevallen kan de verhuurder de overeenkomst ten allen tijde verbreken zonder enige schadeloosstelling.
De gedane betalingen blijven definitief verworven.

Artikel 3
Wie een zaal aanvraagt moet dit doen in de hoedanigheid van of namens de organisator.
Deze laatste mag de ter beschikking gestelde ruimte niet laten gebruiken door derden.
Indien zou blijken dat de gegevens, die door de aanvrager werden verstrekt, onvolledig en/of niet juist waren, waardoor ten onrechte een geringere gebruiksvergoeding werd aangerekend, zal een sanctie toegepast worden van € 75,00.

Artikel 4
Het gebruik van één van de zalen is mogelijk na een schriftelijke aanvraag bij Rousseeuw Firmin 057/42.28.20 of via het contactformulier.
De aanvrager treedt op in naam van zijn persoon of van zijn vereniging en draagt de verantwoordelijkheid voor het naleven van het huishoudelijk reglement.

Artikel 5
De waarborg kan overgeschreven worden op rekening BE94 0630 9075 1114.
De reservatie is pas definitief na betaling.

Artikel 6
In functie van de praktische organisatie en de registratie, bewaart de verhuurder de identiteitsgegevens van zijn aanvragers. Deze worden behandeld volgens de bepalingen van de privacywetgeving.

Artikel 7
De leden van het dorpsraad bestuur hebben steeds vrije toegang tot de lokalen tijdens de gebruiksperiode.

Artikel 8
Voor de zaal gelden de gemeentelijke voorschriften inzake sluitingsuur en nachtlawaai. De huurder is verantwoordelijk voor alle overtredingen van gemeentelijke, provinciale of nationale reglementen of wetgevingen.
Fuiven zijn in kleine maat toegelaten, alleen voor verenigingen van Ieper.

Artikel9
Verplichtingen voor Sabam of de “Billijke Vergoeding” moeten door de huurder zelf nagekomen worden.

Artikel 10
De verhuurder kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor ongevallen die zich voordoen tijdens activiteiten in lokalen waarvan het gebruik werd toegestaan aan de huurder.

Artikel 11
Een open vlam of vuur in de gebouwen is verboden.
In beide zalen geldt een strikt rookverbod.
De verhuurder houdt zich het recht voor om in geval van overtreding sancties te treffen.

Artikel 12
De lokalen worden ter beschikking gesteld in de staat waarin ze zich bevinden en voorzien van meubilering en uitrusting.

Artikel 13
Beschadigingen die door de huurder worden vastgesteld vooraleer de activiteit plaats heeft worden onverwijld gemeld, anders zal de beschadiging ten laste van de huurder vallen.

Artikel 14
De huurder dient alle veroorzaakte schade onmiddellijk te melden en integraal te vergoeden.
Hij is verantwoordelijk voor eventuele beschadigingen aan de zalen, de uitrusting en het meubilair.
Herstellingen geschieden in opdracht van de verhuurder.
De organisator of derden die verantwoordelijk zijn voor de beschadiging, zullen de kosten hiervan vergoeden op eenvoudige voorlegging van de staat der uitgevoerde werken.

Artikel 15
Het is verboden in de lokalen enige wijziging aan te brengen aan de bekleding, het meubilair, lichtarmaturen e.d.m., noch vaste toestellen op te nemen of los te maken.
Bij het bevestigen van affiches kan dit alleen maar op het prikbord en niet op de muren of andere ondergrond.
Het is tevens streng verboden wijzigingen aan te brengen aan leidingen van elektriciteit of andere nutsvoorzieningen.
In geval van defect dient de zaalverantwoordelijke verwittigd te worden.

Artikel 16
De huurder neemt ook de nodige schikkingen om de lokalen in goede orde te gebruiken en te verlaten. Hij moet instaan voor:

  • het doven van de lichten
  • sluiten van de kranen
  • het verwijderen van alle persoonlijke materialen
  • sluiten van alle deuren
  • reinigen van tafels en meubilair, inclusief bar
  • Iedere zaal die gebruikt werd, moet op zijn minst geveegd worden met de speciaal daarvoor voorzien flipper (wc niet vergeten). Wanneer de keuken gebruikt werd of bij een groot feest (bv. maaltijd) dient er ook met water gekuist te worden.
  • meenemen van glas, papier en karton, afval van etensresten en gevulde vuilniszakken.

 
Indien hier geen gevolg wordt aan gegeven, worden de kosten hiervoor aangerekend .

Artikel 17
De huurder dient na gebruik alles terug te plaatsen zijn plaats.
Buitengewone schoonmaak kan aangerekend worden aan € 30,00/uur.

Artikel 18
De sleutels worden steeds teruggebracht de dag zelf, tenzij er anders werd afgesproken met de zaalverantwoordelijke.

Artikel 19
Het basistarief wordt vastgesteld in een afzonderlijk besluit van bestuur. (zie afzonderlijke tabel)

Artikel 20
Bij annulering van de verhuring zal een vergoeding aangerekend worden.
De huurder betaalt een gedeelte van de huurprijs:

  • bij annulatie meer dan 3 maanden voor de gebruiksdatum => 25%
  • bij annulatie 3 tot 1 maand voor de gebruiksdatum => 50%
  • bij annulatie 1 maand tot 1 week voor de gebruiksdatum => 90%
  • bij annulatie minder dan 1 week voor de gebruiksdatum => 100%

 
Na ontvangst van de schriftelijke annulatie krijgt de huurder een bevestiging. Alleen na ontvangst van deze bevestiging is de annulatie geldig.

Artikel 21
De retributie of huurvergoeding is verschuldigd door de persoon of de vereniging die de toelating tot gebruik bekomt.

Artikel 22
Door het feit van aanvraag verklaart de huurder zich akkoord met de bepalingen van het huishoudelijk reglement. De verhuurder waakt erover dat de maatregelen en afspraken nageleefd worden.

Artikel 23
In geval van ernstige overtreding van het huishoudelijk reglement stelt de zaalverantwoordelijke de voorzitter van de dorpsraad op de hoogte.

Artikel 24
De huurder brengt zelf lege vuilniszakken, schotelvodden, keukenhanddoeken, ... mee. Alles wordt nadien terug meegenomen.
In alle andere gevallen zal er een sanctie zijn van € 50,00.

Artikel 25
Het gebruik van de beamer moet men vooraf aanvragen. Voor de huur wordt een vergoeding aangerekend (tarief: zie afzonderlijke tabel).

Artikel 26
Als er een vereniging van Elverdinge een maaltijd geeft op een andere locatie, kan er geen enkele andere vereniging maaltijden geven in het O.C. tijdens hetzelfde weekend. (van bbq tot grote maaltijd)

Arikel 27
De drank moet aangevraagd worden bij de zaalverantwoordelijk. Er mogen geen dranken mee genomen worden. Bij overtreding zal er een sanctie van € 150,00 aangerekend worden en mag de overtreder de zaal één jaar niet meer aanvragen. Dit betekent dat de waarborg in dit geval niet in mindering wordt gebracht van de genoteerde verbruiken en de huurprijs van de zaal maar wordt ingehouden als boete.

Artikel 28
Dit huishoudelijk reglement werd vastgesteld door het bestuur en treedt in werking op 01/01/2019.